Profil

Im Profil pflegen Sie Ihre Stammdaten, ein Profilbild und (sofern aktiviert) zusätzliche, instanzspezifische Profilfelder. Hier ändern Sie auch das Passwort, exportieren Ihre Daten oder löschen Ihren Account.

Überblick

Das Profil hat drei Funktionen:

1. Persönliche Daten pflegen – Stammdaten, Profilbild, Zusatzfelder
2. Sicherheit – Passwort ändern, ggf. 2FA neu einrichten
3. DSGVO-Rechte ausüben – Datenexport (Recht auf Auskunft), Account-Löschung (Recht auf Vergessen)

Der Bereich ist im Hauptmenü unter „Profil“ erreichbar (Renaming navigation_profile, Default „Profil“) und unter den Einstellungs-Tabs verlinkt.

Für wen ist dieser Bereich?

🎓 Lernende / 👩‍🏫 Lehrende / 🛠️ Ausbilder / 🏛️ Kammer-Admin / ⚙️ Admin

Jede angemeldete Person sieht ihr eigenes Profil und kann es bearbeiten. Niemand sieht das Profil einer anderen Person — auch Admins nicht. Personen-Daten anderer Nutzer:innen werden über die Benutzerverwaltung verwaltet.

⚠️ Hinweis: Sämtliche personenbezogenen Felder werden auf Datenbankebene per CipherSweet verschlüsselt. Auch Datenbank-Admins können Inhalte ohne den passenden Schlüssel nicht im Klartext einsehen.

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Profil anzeigen

🎓 Lernende

Auf der Profil-Übersicht (/portfolio/profile) sehen Sie:

• Profilbild und Name
• Stammdaten (gefüllte Felder)
• Zusatzfelder (sofern vom Admin definiert und aktiv)
• Aktions-Schaltflächen: Bearbeiten, Passwort ändern, Daten exportieren, Account löschen

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Profil bearbeiten

🎓 Lernende

1. Bearbeitungs-Modus öffnen

Aktion „Profil bearbeiten“ klicken (oder direkt /portfolio/profile/edit).

2. Standardfelder pflegen

Folgende Felder stehen direkt zur Verfügung:

Feld	Typ	Hinweis
Name	Text	Anzeigename
E-Mail	Text	Wird automatisch auch als Identifier zum Login verwendet
Ausbildungsberuf (Renaming profile_profession)	Text	Beruf bzw. Ausbildung
Geburtsdatum	Datum (TT.MM.JJJJ)	Optional
Geburtsort	Text	Optional
Straße	Text	Optional
Stadt	Text	Optional
Telefon	Text	Optional
Schulabschluss / Bildungsabschluss	Text	Optional

⚠️ Hinweis: In LDAP- oder Keycloak-Instanzen können einzelne Felder (z. B. Name, E-Mail) durch das Identitäts-System überschrieben werden. Änderungen daran sollten Sie ggf. zentral pflegen.

3. Zusatzfelder (falls aktiv)

Über die Standardfelder hinaus kann die Administration weitere Felder definieren (z. B. Klasse, Ausbildungsjahr, Personalnummer). Diese erscheinen automatisch im Formular, sofern sie auf active = 1 und allow_display = 1 gesetzt sind.

Die Zusatzfelder werden als JSON im Feld additionals gespeichert. Pro Feld können vom Admin Icon, Platzhaltertext und Hilfe-Hinweis hinterlegt werden.

4. Profilbild

Profilbild hochladen

• Erlaubte Formate: PNG, JPEG, GIF
• Bild auswählen, hochladen
• Wird verschlüsselt im Storage abgelegt (profile/{userId}/...)

Profilbild löschen

• Im Formular Aktion „Bild löschen“ wählen.
• Datei wird aus dem Storage entfernt; das Profil zeigt fortan ein generisches Avatar-Bild.

5. Speichern

Mit „Speichern“ werden die Änderungen übernommen. Eine Erfolgsmeldung erscheint: „Das Profil wurde erfolgreich gespeichert.“

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Passwort ändern

🎓 Lernende (nur lokale Accounts)

Verfügbar für Accounts mit lokalem Passwort (Login-Typ registration oder creation). Bei LDAP/Keycloak ist die Passwortverwaltung beim externen Identity-Provider.

Schritt-für-Schritt

1. Im Profil auf „Passwort ändern“ klicken (URL: /portfolio/profile/password/edit).
2. Aktuelles Passwort eingeben (Sicherheits-Bestätigung).
3. Neues Passwort eingeben + im zweiten Feld bestätigen.
4. „Speichern“.

⚠️ Hinweis: Der Default-User (default = 1) kann sein Passwort hier nicht ändern — das Formular leitet zurück. Diese Sicherheitsmaßnahme verhindert, dass der Notfall-Admin-Bypass versehentlich gesperrt wird. Passwort-Änderungen für den Default-User erfolgen direkt durch die Administration.

Passwort vergessen?

Falls Sie das aktuelle Passwort nicht mehr wissen, nutzen Sie auf der Login-Seite den Link „Passwort vergessen?“ und bekommen einen Reset-Link per E-Mail. → Login & Registrierung.

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Eigene Daten exportieren (DSGVO)

🎓 Lernende

Die Future-Box bietet Ihnen jederzeit einen Datenexport — als ZIP-Archiv mit allen Memos in HTML-Form.

Schritt-für-Schritt

1. Im Profil auf „Daten exportieren“ klicken (URL: /portfolio/profile/export).
2. Die Future-Box durchläuft alle Ihre Stacks und exportiert pro Memo eine HTML-Datei.
3. Alle Dateien werden in ein ZIP gepackt: JJJJ_MM_TT_Portfolio_Export.zip.
4. Der Download startet automatisch.

💡 Tipp: Das ZIP enthält pro Memo eine eigenständige HTML-Datei (Dateiname aus dem Memo-Titel). So können Sie Ihre Inhalte auch außerhalb der Future-Box archivieren oder weiterverwenden — und damit Ihrem Recht auf Datenkopie (Art. 20 DSGVO) nachkommen.

⚠️ Hinweis: Falls Sie noch keine Memos angelegt haben, meldet die Future-Box: „Du hast keine bestehenden Portfolios.“ — der Export ist dann leer und wird nicht gestartet.

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Account löschen (DSGVO „Recht auf Vergessen“)

🎓 Lernende

Sie können Ihren Account jederzeit eigenständig löschen. Damit werden alle Ihre Stacks, Memos, Medien, Tags, Lernorte, Freigaben und Profildaten unwiderruflich entfernt.

Schritt-für-Schritt

1. Im Profil auf „Account löschen“ klicken (URL: /portfolio/profile/delete).
2. Auf der Bestätigungsseite das aktuelle Passwort eingeben.
3. Bestätigung — der Account und alle zugehörigen Inhalte werden gelöscht.
4. Sie werden automatisch ausgeloggt und auf die Login-Seite geleitet.

⚠️ Wichtig:

• Superadmin-Accounts können nicht über das Profil gelöscht werden — die Future-Box gibt eine Fehlermeldung aus. Das schützt vor versehentlicher Sperrung der Instanz.
• Der Vorgang ist endgültig. Inhalte können nicht über die Oberfläche wiederhergestellt werden.
• Datenexport zuerst! Falls Sie Ihre Inhalte behalten möchten, exportieren Sie diese vor der Löschung (siehe oben).

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Profilfelder konfigurieren (Admin)

⚙️ Admin

Die zusätzlich angezeigten Profilfelder (AdditionalFields) konfigurieren Sie unter:

• Menü: Administration → Profilfelder
• URL: /administration/profilesettings
• Berechtigung: edit_settings

Pro Feld konfigurierbar

Eigenschaft	Bedeutung
Schlüssel (key)	Technischer Schlüssel, eindeutig pro Feld (z. B. class, apprenticeship_year)
Name	Anzeigename im Formular und auf der Profilseite
Icon	Optionales Fomantic-UI-Icon (z. B. building, id card)
Platzhalter	Hinweis-Text im Eingabefeld
Notiz	Längerer Hilfe-Hinweis (z. B. unter dem Feld)
Pflichtfeld (required)	Ob das Feld zwingend ausgefüllt werden muss
Aktiv (active)	Soll das Feld grundsätzlich vorhanden sein?
Im Frontend anzeigen (allow_display)	Soll das Feld den Endnutzer:innen erscheinen?

Hinweise zur Verwaltung

• Ein bereits angelegtes Feld kann bearbeitet werden — der key ist eindeutig und sollte beibehalten werden, da bestehende Profile darauf referenzieren.
• Wenn Sie ein Feld nur zeitweise ausblenden wollen, setzen Sie allow_display = 0 (statt es zu löschen). So bleiben bestehende Daten in additionals erhalten.
• Für die Einbindung im PDF-Export / Berichtsheft müssen die Felder zusätzlich beim Export gewählt werden — siehe PDF-Generator.

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Hinweise & Tipps

• Passwort regelmäßig ändern: Nutzen Sie die Funktion „Passwort ändern“ mindestens einmal im Schuljahr / Ausbildungsjahr. Wählen Sie ein langes, einmaliges Passwort.
• 2FA aktivieren: Sie können in einem zweiten Schritt 2FA aktivieren (sofern instanzweit erlaubt). → Login & Registrierung.
• Profilbild: Eine professionelle Auswahl des Bildes hilft beim Wiedererkennen — vor allem in Link-Freigaben mit „Freigabe von [Name]“-Anzeige.
• Renaming nutzen: Anders benannt? Über profile_profession wird beispielsweise das Feld „Ausbildungsberuf“ instanzweit umbenannt — ohne dass jeder Profil-Eintrag angepasst werden muss.
• DSGVO-Routinen: Datenschutzbeauftragte können das Recht auf Datenkopie und das Recht auf Vergessen direkt durch die Nutzer:innen wahrnehmen lassen — Self-Service.
• Bewerbungsmappen: Eine schnelle Variante: Profilfelder sauber pflegen → PDF-Export mit Profilfeldern im Deckblatt → das Ergebnis ist eine ansprechende Bewerbungsmappe mit Lerntagebuch-Auszügen.

Verwandte Bereiche

• Erste Schritte – erstmalige Profileinrichtung
• Login & Registrierung – Passwort-Reset, 2FA
• Benutzerverwaltung – Admin-Sicht auf Profile anderer Nutzer:innen
• PDF-Generator – Profilfelder im PDF-Bericht / Berichtsheft
• Administration – Profilfeld-Konfiguration, Renaming
• Rechte & Rollen – Berechtigungen wie edit_settings für die Profilfeld-Verwaltung