Formaler Portfolio-Bericht

Das digitale Berichtsheft (Standardbezeichnung: „Ausbildungsnachweis“) ist eine spezielle Verwertung der gepflegten Memos im Ausbildungskontext: Lernende fassen ausgewählte Einträge zu einem offiziellen Nachweis zusammen, Ausbilder bestätigen ihn, anschließend kann er an die zuständige Kammer übergeben werden.

Überblick

Das Berichtsheft ist ein Workflow, der drei Rollen verbindet:

Technisch besteht ein Berichtsheft aus zwei Datenobjekten:

Export (Export) – die unterliegende, durch das System erzeugte PDF-Datei mit den ausgewählten Memos
Berichtsheft (EducationReport) – der Workflow-Wrapper mit Status-Feldern für Trainer und Kammer

Das Berichtsheft greift auf dieselben Memos zu, die Sie ohnehin pflegen — Sie führen also keine zweite, parallele Sammlung.

Für wen ist dieser Bereich?

🎓 Lernende / 🛠️ Ausbilder / 🏛️ Kammer-Admin / ⚙️ Admin

Drei Rollen wirken im Berichtsheft-Workflow zusammen — und eine vierte richtet ihn ein:

🎓 Lernende (Berechtigung use_portfolio) erstellen den Ausbildungsnachweis und reichen ihn ein.
🛠️ Ausbilder (Berechtigung view_trainer) prüfen, geben frei oder lehnen ab und übermitteln optional an die Kammer.
🏛️ Kammer-Admin (Berechtigung view_chamber_admin) prüfen die übermittelten Berichte abschließend.
⚙️ Admin (Berechtigung edit_settings) aktivieren das digitale Berichtsheft global und konfigurieren das PDF-Layout.

Lehrkräfte (teacher) sind in diesem Workflow technisch nicht beteiligt — ihre Begleitung der Lernenden erfolgt über Link-Freigaben und Memo-Feedback.

Voraussetzungen

Damit der Berichtsheft-Workflow funktioniert, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Auf System-Ebene (Admin)

⚙️ Admin

Aktivierung: Konfigurations-Schalter digital_education_report_enabled muss auf 1 stehen. Ohne dieses Flag erscheint der Menüeintrag „Berichtsheft“ nicht und das Trainer-/Kammer-Dashboard wird durch die Stack-Übersicht ersetzt.
PDF-Layout ist über Administration → Berichtsheft-Export konfiguriert (siehe unten).

Auf Nutzer:innen-Ebene

Lernende:r und Ausbilder:in müssen mindestens einem gemeinsamen Ausbildungsbetrieb zugeordnet sein — sonst sieht die Ausbilder:in den eingereichten Bericht nicht. Diese Zuordnung erfolgt in der Benutzerverwaltung.
Kammer-Admin muss ebenfalls dem zugehörigen Ausbildungsbetrieb zugeordnet sein.

⚠️ Hinweis: Die Sichtbarkeit prüft die Future-Box bei jeder Aktion (isAllowed). Fehlt die gemeinsame Betriebs-Zuordnung, bleibt der Bericht unsichtbar — auch dann, wenn er sonst korrekt eingereicht wurde.

Schritt-für-Schritt: Berichtsheft als Lernende:r erstellen

🎓 Lernende

1. Memos pflegen

Pflegen Sie Ihre Memos im normalen Arbeitsfluss: Tätigkeiten, Lernerfahrungen, Datum, Dauer, Lernort, ggf. Anhänge. → Memos.

2. Export-Bericht erzeugen

Im Menü „PDF-Bericht“ öffnen (Renaming: navigation_export).
Wechseln Sie in den Reiter „Berichtsheft“ / „Ausbildungsnachweis“.
Wählen Sie über die Filter den Zeitraum oder die Memos, die in den Bericht eingehen sollen.
Erzeugen Sie über „Export erstellen“ (oder ähnlich beschriftete Schaltfläche) den PDF-Export.

Dabei wird ein Export-Datensatz mit der erzeugten PDF-Datei angelegt. Details zum Export-Mechanismus in PDF-Generator.

3. Berichtsheft an Ausbilder:in einreichen

In der Liste Ihrer erzeugten Exporte den gewünschten Ausbildungsnachweis auswählen.
Auf „An Ausbilder einreichen“ (oder „Übermitteln“) klicken.

Im Hintergrund passiert: Es wird ein neues Berichtsheft (EducationReport) angelegt, das auf Ihren Export verweist. Der Anfangsstatus ist „offen“ (trainer_status = OPEN) und wartet auf die Prüfung.

💡 Tipp: Den Einreichvorgang können Sie nicht rückgängig machen. Prüfen Sie den PDF-Export vor dem Einreichen — er ist die Grundlage der Bewertung.

4. Auf Rückmeldung warten

Sobald die Ausbilder:in den Status setzt, sehen Sie das Ergebnis in Ihrer Future-Box:

Bestätigt – Ihr Bericht ist anerkannt. Ggf. liegt zusätzlich Feedback-Text vor.
Abgelehnt – Es liegt eine Rückmeldung mit Begründung vor. Sie können nun Korrekturen vornehmen und einen neuen Export erzeugen.

5. (Falls vorgesehen) An Kammer-Stufe weiterleiten

Im Anschluss an die Bestätigung durch die Ausbilder:in entscheidet diese, ob der Bericht an die Kammer übermittelt wird. Sie selbst lösen diesen Schritt nicht aus.

6. Fertiges PDF herunterladen

Nach Abschluss des Workflows bleibt der erzeugte PDF-Export verfügbar. Sie können ihn jederzeit aus Ihrer Export-Liste herunterladen.

Was tun Ausbilder:innen und Kammer-Admins?

🛠️ Ausbilder / 🏛️ Kammer-Admin

Die Bearbeitung eingereichter Berichtshefte erfolgt im jeweiligen Dashboard. Die Aktionen sind ausführlich in Dashboard beschrieben:

Rolle	Aktionen
🛠️ Ausbilder	Bestätigen / Ablehnen mit Feedback · An Kammer übermitteln · PDF herunterladen
🏛️ Kammer-Admin	Bestätigen / Ablehnen mit Feedback · PDF herunterladen

Schutzmechanismen

Die Future-Box stellt sicher, dass der Workflow konsistent bleibt:

Ein einmal gesetzter Status (akzeptiert oder abgelehnt) ist auf der jeweiligen Stufe nicht mehr änderbar (isEditable($field)-Prüfung).
Eine Übermittlung an die Kammer ist nur möglich, wenn die Ausbilder:in akzeptiert hat und die Kammer-Stufe noch nicht erreicht ist (isReleasable()-Prüfung).
Sichtbarkeit ist an die gemeinsame Betriebs-Zuordnung gebunden (isAllowed($user)-Prüfung).

Status-Werte

Auf jeder Bearbeitungsstufe (Trainer und Kammer) durchläuft der Bericht drei mögliche Zustände:

Status	Bedeutung	Wirkung
offen (OPEN)	Wurde eingereicht, wartet auf Prüfung	Stufe bearbeitbar
akzeptiert (ACCEPTED)	Bestätigt	Stufe abgeschlossen, ggf. weiterleitbar
abgelehnt (REJECTED)	Mit Begründung zurückgewiesen	Lernende:r kann überarbeiten und neu einreichen

Die Kammer-Stufe (chamber_admin_status) bleibt leer (null), solange die Ausbilder:in den Bericht noch nicht an die Kammer übermittelt hat. Erst beim Übermitteln wird sie auf OPEN gesetzt.

Konfiguration des Berichtsheft-Exports

⚙️ Admin

Die Optik und Inhalte des PDF-Berichts werden zentral konfiguriert. Aufruf:

Menü: Administration → Berichtsheft-Export
URL: /administration/education-export
Berechtigung: edit_settings

Konfigurierbare PDF-Eigenschaften

Feld	Bedeutung
PDF-Schrift (`pdf_font_family`)	Schriftart für Berichtsheft-PDFs
PDF-Schriftgröße (`pdf_font_size`)	Schriftgröße in Punkt
PDF-Zeilenhöhe (`pdf_line_height`)	Zeilenabstand
PDF-Titel (`pdf_title`)	Übergeordneter Titel des PDFs (z. B. „Ausbildungsnachweis“)
PDF-Titelfarbe (`pdf_color_title`)	Farbcode für den Titel

Datei-Anhänge zum PDF

Feld	Bedeutung
Deckblatt (`pdf_frontpage_file`)	PDF-Datei, die als allererste Seite des Berichts erscheint
Seite nach Deckblatt (`pdf_after_frontpage_file`)	PDF-Datei, die direkt nach dem Deckblatt eingefügt wird (z. B. Erläuterungen, Belehrung, Datenschutz)

Beide Anhänge können hochgeladen, ersetzt oder mit der Aktion „löschen“ wieder entfernt werden. Akzeptierte Dateitypen sind PDF (application/pdf).

Profilfelder einbinden

Die Konfigurationsseite zeigt zusätzlich die definierten Zusatzfelder (AdditionalFields). Damit lassen sich profilbezogene Angaben (z. B. Ausbildungsbetrieb, Ausbildungsjahr, Kammernummer) für den Bericht aktivieren bzw. konfigurieren.

⚠️ Hinweis: Konkrete Feldoptionen variieren je nach Implementation der Admin-Seite. Sehen Sie sich die Konfigurationsseite an, um zu sehen, welche Felder Ihre Instanz aktuell anbietet.

Hinweise & Tipps

Klein anfangen: Vor dem ersten produktiven Einsatz empfiehlt es sich, den Workflow einmal mit zwei Test-Accounts (Lernende:r + Ausbilder:in) durchzuspielen, um Layout und Übergaben zu prüfen.
Endgültigkeit beachten: Eine Status-Setzung ist final — die Future-Box verhindert Nachkorrekturen, um die Aussagekraft des Berichts zu schützen. Bei Versehen muss ein neuer Bericht eingereicht werden.
Feedback nutzen: Sowohl Trainer- als auch Kammer-Stufe bieten ein Feedback-Feld. Nutzen Sie es, um bei Ablehnung die Begründung zu transportieren — die Lernenden sehen den Text in ihrer Future-Box wieder.
PDF erst nach Generierung: Direkt nach dem Einreichen kann der Download kurzzeitig fehlschlagen, wenn die PDF-Datei im Hintergrund noch nicht final geschrieben ist.
Renaming nutzen: Wenn Ihre Einrichtung andere Begriffe verwendet (z. B. „Praxisnachweis“ statt „Ausbildungsnachweis“, „Lehrbeauftragte:r“ statt „Ausbilder:in“), passen Sie die Begriffe instanzweit über die Renaming-Funktion an.
Datenschutz: Das Berichtsheft enthält personen- und ausbildungsbezogene Daten. Behandeln Sie heruntergeladene PDF-Dateien sorgfältig (verschlüsselter Speicherort, sichere Übermittlung).