Link-Freigaben

Mit einer Link-Freigabe machen Sie ausgewählte Memos über eine öffentliche URL zugänglich – ohne dass die Empfänger einen Future-Box-Account benötigen. Optional können Sie ein Ablaufdatum setzen und Feedback freischalten.

Überblick

Die Link-Freigabe ist einer der drei Wege, Inhalte aus der Future-Box weiterzugeben (siehe Zentrale Funktionen). Im Unterschied zur Code-Freigabe (Vorlage) richtet sie sich an Personen außerhalb der Future-Box-Instanz und erlaubt nur das Lesen.

Eine Link-Freigabe besteht aus:

• einer eindeutigen URL (24 Zeichen langer Zufalls-Schlüssel)
• einem Titel und optional einem Untertitel
• einer Auswahl an Memos (sie können aus mehreren Stacks stammen)
• einem optionalen Ablaufdatum
• einem optionalen Feedback-Kanal
• einem automatisch generierten QR-Code

Im Hauptmenü erreichen Sie den Bereich über „Teilen“ → Tab „Link-Freigaben“.

Für wen ist dieser Bereich?

🎓 Lernende / 👩‍🏫 Lehrende / ⚙️ Admin

Alle Personen mit Berechtigung use_portfolio können Link-Freigaben erstellen, bearbeiten und löschen — bezogen auf ihre eigenen Memos. Empfänger benötigen keinen Account.

⚠️ Hinweis: Trainer und Kammer-Admins arbeiten nicht im Standard-Bereich und sehen den Reiter „Teilen“ daher nicht im Hauptmenü.

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Eine Link-Freigabe erstellen — Schritt für Schritt

🎓 Lernende

1. Bereich öffnen

• Menü: Teilen → Link-Freigaben
• URL: /portfolio/publish/tree

Sie sehen zwei Bereiche:

• oben/links: Auswahl der Memos (gefiltert)
• rechts: Liste der bereits bestehenden Link-Freigaben

2. Memos auswählen

Aktivieren Sie die Checkboxen der Memos, die in die Freigabe eingehen sollen. Memos können aus verschiedenen Stacks stammen.

Filter zum schnellen Finden

Die Memo-Liste lässt sich filtern nach:

Filter	Wirkung
Stack	nur Memos aus den ausgewählten Stacks
Datum „von“	Memos, die ab diesem Datum erstellt wurden
Datum „bis“	Memos, die bis zu diesem Datum erstellt wurden
Tags	Memos mit ausgewählten Tags
Lernorte	Memos mit ausgewählten Lernorten

Nach Aktivierung der Filter wird die Liste per AJAX aktualisiert.

3. Freigabe-Details festlegen

Im Formularbereich:

• Titel (Pflicht) – wird oben in der öffentlichen Ansicht und im Browser-Tab des Empfängers angezeigt
• Untertitel (optional) – Zusatzinformation
• Gültig bis (optional) – Datum, an dem die Freigabe automatisch ungültig wird. Vorbelegt mit „heute + Standard-Ablauffrist“ (Default: 30 Tage; Konfig-Schlüssel publish_expiration_days).
• Feedback erlauben (Checkbox) – schaltet eine Rückmelde-Möglichkeit für Empfänger frei

4. Speichern

Mit Klick auf „Speichern“ wird die Freigabe angelegt:

• Die URL ist sofort öffentlich erreichbar (sofern Browser/Netzwerk Zugang haben).
• Die Future-Box generiert automatisch einen QR-Code, den Sie kopieren oder weitergeben können (z. B. in Präsentationen).
• Eine Erfolgsmeldung erscheint: „Link-Freigabe wurde erfolgreich erstellt.“

5. URL und QR-Code weitergeben

Sie haben jetzt:

• die vollständige URL (zum Kopieren in E-Mails, Lernplattformen, Chats)
• den QR-Code als Bild
• einen Eintrag in Ihrer Liste der Link-Freigaben

💡 Tipp: Der URL-Schlüssel ist 24 Zeichen lang und zufällig — Außenstehende können ihn praktisch nicht erraten. Trotzdem: Geben Sie den Link nur an Personen weiter, die Ihre Inhalte sehen sollen, und nutzen Sie das Ablaufdatum für sensible Inhalte.

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Was sehen Empfänger?

Empfänger ohne Account erreichen Ihre Freigabe unter:

https://<ihre-future-box-instanz>/publish/<urlkey>

Die öffentliche Ansicht ist hierarchisch wie Ihre interne Struktur:

1. Übersicht der Stacks (/publish/{urlkey})
   Anzeige der Stacks, aus denen Memos stammen. Im Seitenkopf: Titel der Freigabe + (sofern vorhanden) Ihr Anzeigename.
2. Memo-Liste eines Stacks (/publish/{urlkey}/{stack})
   Anzeige aller freigegebenen Memos dieses Stacks (paginiert, 9 pro Seite).
3. Einzelnes Memo (/publish/{urlkey}/{stack}/{entry})
   Vollansicht des Memos mit Titel, Beschreibung, Datum, Lernort, Tags, Anhängen und Videos.

Anhänge

Empfänger können angehängte Medien:

• in der Vorschau öffnen (Bilder, PDF, Audio, Video direkt im Browser)
• als Datei herunterladen (entschlüsselt durch die Future-Box)

Bei abgelaufener oder unbekannter URL

• Ist valid_until überschritten oder die URL existiert nicht → 404-Fehler.
• Sind keine Memos in der Freigabe enthalten → ebenfalls 404-Fehler.

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Feedback empfangen

🎓 Lernende

Wie geben Empfänger Feedback?

Wenn Sie beim Erstellen „Feedback erlauben“ aktiviert haben, erscheint unter jedem Memo ein Eingabefeld:

• Name des Empfängers
• Text der Rückmeldung

Eingeloggte Future-Box-Nutzer:innen mit der Berechtigung feedback_upload_media (Standard: Lehrperson, Admin, Superadmin) können zusätzlich eine Datei an ihr Feedback anhängen.

Eine Doppel-Feedback-Sperre verhindert, dass dieselbe Browser-Sitzung mehrfach zum gleichen Memo Feedback abgibt.

Wo sehe ich das Feedback?

Eingegangenes Feedback erscheint in Ihrer Future-Box am betreffenden Memo:

• ungelesene Rückmeldungen werden im Stack und im Memo durch eine Markierung sichtbar
• über das Memo lassen sich einzelne Feedbacks öffnen, lesen, als gelesen markieren oder löschen

→ siehe Memos, Abschnitt „Feedback“.

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Eine Link-Freigabe bearbeiten

🎓 Lernende

1. Im Bereich Teilen → Link-Freigaben in der Liste der Freigaben das Stift-Symbol klicken.
2. Beliebige Felder ändern:

• Titel, Untertitel, Ablaufdatum, Feedback-Schalter
• Welche Memos enthalten sind (komplette Neuauswahl)

1. Auf „Speichern“ klicken.

⚠️ Hinweis: Beim Speichern werden die bisherigen Memo-Zuordnungen vollständig gelöscht und durch die aktuelle Auswahl ersetzt. Wenn Sie nur ein einziges Memo zusätzlich aufnehmen wollen, muss das gesamte Set erneut bestätigt werden.

Die URL bleibt beim Bearbeiten gleich — bestehende Empfänger müssen also nichts neu speichern.

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Eine Link-Freigabe löschen

🎓 Lernende

1. In der Liste der Freigaben das Lösch-Symbol klicken.
2. Bestätigungsdialog beantworten.

Beim Löschen werden auch alle zugehörigen PublishedEntries-Verknüpfungen entfernt. Die zugehörigen Memos selbst bleiben unangetastet – nur die öffentliche URL wird ungültig.

⚠️ Wichtig: Eingegangene Feedbacks werden mit der Freigabe gelöscht. Bewahren Sie wichtige Rückmeldungen vorher anders auf, falls nötig.

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Konfigurationsoptionen (Admin)

⚙️ Admin

Die Link-Freigabe wird durch zwei Konfigurations-Schlüssel beeinflusst:

Schlüssel	Wirkung	Default
publish_expiration_days	Standard-Ablauffrist in Tagen, mit der das Ablaufdatum vorbelegt wird	30
max_upload_size	Maximale Dateigröße für Feedback-Anhänge in MB	– (Server-Limit)

Verwaltbar über Administration → Einstellungen bzw. Administration → Konfiguration. → Systemkonfiguration.

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Hinweise & Tipps

• Link-Sicherheit: Die URL hat 24 Zeichen Zufalls-Schlüssel — Brute-Force ist praktisch ausgeschlossen. Trotzdem gilt: Wer den Link kennt, sieht die Inhalte. Geben Sie ihn entsprechend gezielt weiter.
• Ablaufdatum als Schutz: Für besonders sensible Inhalte (z. B. Reflexionen, Bewerbungs-Portfolios) lohnt es sich, das Ablaufdatum kurz zu halten und bei Bedarf zu verlängern.
• QR-Code für Vorträge: Der QR-Code lässt sich in Präsentationen einbauen, sodass Zuhörer:innen direkt mit dem Smartphone zugreifen können.
• Mehrere Freigaben für unterschiedliche Empfänger: Erstellen Sie pro Empfängergruppe eine eigene Freigabe (z. B. „Klasse 12B“, „Bewerbung Firma X“) — dann können Sie Inhalte und Ablaufzeiten unterschiedlich gestalten.
• Feedback-Kanal bewusst nutzen: Für formelle Bewertungen ist die Future-Box-eigene Memo-Pflege bzw. das Berichtsheft die bessere Wahl. Der Feedback-Kanal eignet sich vor allem für informelle Rückmeldungen.
• Test-Modus: Öffnen Sie die generierte URL in einem privaten Browser-Tab oder einem zweiten Browser, um zu prüfen, was die Empfänger tatsächlich zu sehen bekommen — bevor Sie den Link verschicken.
• Inhalte aktuell halten: Bearbeitungen am Memo selbst (z. B. Korrektur eines Tippfehlers) wirken sich automatisch auf die Link-Freigabe aus, da diese auf dieselben Memo-Datensätze verweist.

Verwandte Bereiche

• Zentrale Funktionen – Vergleich der drei Verwertungswege
• Memos – Inhalte, die in Freigaben einfließen, sowie Feedback-Anzeige
• Stacks – Stack-übergreifende Auswahl und Code-Freigaben
• PDF-Generator – statische Alternative zum öffentlichen Link
• Profil – wie Ihr Anzeigename in der Freigabe erscheint
• Systemkonfiguration – Standard-Ablauffrist und Upload-Größe