PDF-Generator

Mit dem PDF-Generator erzeugen Sie aus Ihren Memos eine formatierte PDF-Datei – wahlweise als allgemeinen PDF-Bericht oder als strukturierten Ausbildungsnachweis. Anhänge können integriert, angehängt oder per QR-Code referenziert werden.

Überblick

Die Future-Box bietet zwei Export-Modi:

Modus	Standardname (Renaming)	Code-Wert	Geeignet für
PDF-Bericht	„PDF-Bericht“ (navigation_export)	Export::TYPE_INDIVIDUAL ('individual')	freie Auswahl, Bewerbung, Archiv, Präsentation
Ausbildungsnachweis	„Ausbildungsnachweise“ (education_plural)	Export::TYPE_EXPLICIT ('explicit')	Berichtsheft, mit Deckblatt + Gruppierung

Beide Modi greifen auf dieselben Memos zurück und unterscheiden sich vor allem durch die Auswahl-Logik (welche Memos kommen rein?) und die Layout-Optionen.

💡 Erinnerung: Für die Übergabe eines Berichts an Ausbilder:in oder Kammer ist nicht der Export selbst, sondern das daraus erzeugte Berichtsheft entscheidend. Siehe Portfolio-Bericht.

Für wen ist dieser Bereich?

🎓 Lernende / 👩‍🏫 Lehrende / ⚙️ Admin

Alle Personen mit Berechtigung use_portfolio können PDF-Exporte aus den eigenen Memos erzeugen. Aufruf:

• Menü: Teilen → Tab „PDF-Bericht“ bzw. Tab „Ausbildungsnachweise“
• URL: /portfolio/export/default bzw. /portfolio/export/export

Der Tab „Ausbildungsnachweise“ erscheint nur, wenn der Konfigurations-Schalter exports_show_ausbildungsnachweis = 1 gesetzt ist.

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PDF-Bericht (allgemein) erstellen — Schritt für Schritt

🎓 Lernende

1. Bereich öffnen

Teilen → PDF-Bericht oder direkt /portfolio/export/default.

2. Memos auswählen

Aktivieren Sie die Checkboxen der gewünschten Memos. Die Liste lässt sich filtern nach:

Filter	Wirkung
Stacks	nur Memos aus den ausgewählten Stacks
Datum „von“	Memos ab diesem Datum (Memo-Datum)
Datum „bis“	Memos bis zu diesem Datum
Tags	Memos mit diesen Tags
Lernorte	Memos mit diesen Lernorten
Sortierung	aufsteigend/absteigend nach Memo-Datum

3. Optionen pro Memo

Pro Memo können Sie zusätzliche Inhalte für den Export auswählen:

Option	Wirkung
Integrieren	Medien werden direkt im PDF eingebettet (Bild im Fließtext)
Anhängen	Original-Dateien werden ans Ende des PDFs gehängt (PDF-Anhänge bei DOCs/PDFs)
QR-Code	Ein QR-Code im PDF zeigt auf den Datei-Stream der Future-Box (zum Online-Anschauen)

💡 Tipp: „Integrieren“ ist gut für Bilder mit Bezug zum Text. „Anhängen“ eignet sich für Dokumente, die als Beleg gedacht sind. „QR-Code“ ist hilfreich, wenn Sie das PDF schlank halten wollen, die Originaldateien aber online verfügbar bleiben.

4. Profilfelder einbinden (optional)

Sie können ausgewählte Zusatzfelder aus Ihrem Profil in das Deckblatt aufnehmen lassen (nur Felder, die als sichtbar markiert sind: active = 1, allow_display = 1). Beispiel: Ausbildungsbetrieb, Ausbildungsjahr, Klasse.

5. Titel und Beschreibung

• Titel des Berichts – erscheint auf dem Deckblatt
• Beschreibung / Untertitel – kurzer Zusatztext

6. Erzeugen

Klick auf „Export erstellen“ startet die Generierung:

1. Die Future-Box erstellt zuerst ein Deckblatt-PDF (Titel-Seite mit Profilfeldern und Inhaltsverzeichnis).
2. Anschließend ein Inhalts-PDF mit den ausgewählten Memos.
3. Beide PDFs werden zusammen mit ggf. angehängten Originaldateien zu einer einzigen PDF-Datei gemerged (PDFTK).
4. Die fertige Datei wird verschlüsselt im Storage abgelegt und ein Export-Datensatz angelegt (Titel, Untertitel, URL, Type, User-ID).
5. Die Datei wird Ihnen direkt zum Download angeboten.

💡 Tipp: Nach Abschluss der Erstellung erscheint Ihr Export auch in der Liste der gespeicherten Exporte unten auf der Seite — Sie können ihn dort jederzeit erneut herunterladen.

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Ausbildungsnachweis erstellen — Schritt für Schritt

🎓 Lernende

1. Bereich öffnen

Teilen → Ausbildungsnachweise oder direkt /portfolio/export/export.

2. Memo-Auswahl: nur „export_entry“-Memos

Im Berichtsheft-Modus erscheinen nur Memos mit gesetztem Flag „In PDF-Export aufnehmen“ (export_entry = true). Memos, die Sie aus dem Bericht heraushalten möchten, deaktivieren Sie direkt im Memo-Formular.

3. Filter

Die gleichen Filter wie beim PDF-Bericht (Stacks, Datum, Tags, Lernorte, Sortierung) stehen zur Verfügung.

4. Gruppierung wählen

Für den Ausbildungsnachweis können Sie die Memos im PDF gruppieren lassen:

Gruppierung	Wirkung
Nach Stacks (Default)	Memos werden pro Stack zusammengefasst, in Stack-Reihenfolge
Nach Kalenderwochen	Memos werden pro KW zusammengefasst (Beschriftung „KW 14 2026″)
Nach Lernorten	Memos werden pro Lernort zusammengefasst
Nach Tags	Pro ausgewähltem Tag eine Sektion; Memos können in mehreren Sektionen erscheinen

5. Profilfelder, Titel, Beschreibung

Wie beim PDF-Bericht: Profilfelder ein-/ausschalten, Titel und Beschreibung pflegen.

6. Deckblatt-Datei

Sofern Ihre Administration unter Administration → Berichtsheft-Export ein Deckblatt und/oder eine Seite nach Deckblatt hinterlegt hat, werden diese automatisch in das fertige PDF integriert (siehe Portfolio-Bericht, Abschnitt „Konfiguration“).

7. Erzeugen

Wie beim PDF-Bericht: Klick auf „Export erstellen“. Die Future-Box generiert das PDF und legt es in Ihrer Liste der gespeicherten Exporte ab. Datei-Name: JJJJ-MM-TT-Ausbildungsnachweis.pdf.

8. Als Berichtsheft einreichen

Aus der Liste der Ausbildungsnachweise heraus können Sie den Export an Ihre:n Ausbilder:in übermitteln — dabei wird ein EducationReport-Datensatz erzeugt. Den weiteren Workflow (Trainer-/Kammer-Prüfung) beschreibt Portfolio-Bericht.

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Liste der gespeicherten Exporte

🎓 Lernende

In jedem Export-Modus sehen Sie unten eine Liste der bereits erzeugten Exporte (10 pro Seite, paginiert). Pro Eintrag:

• Titel und Untertitel
• Erstellungsdatum
• Aktionen: Download, Löschen, ggf. „Als Berichtsheft einreichen“ (nur Ausbildungsnachweise)

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Download eines gespeicherten Exports

1. In der Liste auf „Herunterladen“ klicken.
2. Die Future-Box prüft die Berechtigung, holt die verschlüsselte PDF-Datei aus dem Storage, entschlüsselt sie on-the-fly und streamt sie als Download.
3. Der Datei-Name entspricht dem beim Erstellen vergebenen Titel.

⚠️ Hinweis: Der Download-Link enthält einen verschlüsselten Schlüssel (Crypt::encryptString), der auf den Speicher-Pfad verweist. Direktzugriffe ohne diesen Schlüssel sind nicht möglich.

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Löschen eines gespeicherten Exports

1. In der Liste auf „Löschen“ klicken.
2. Bestätigungsdialog beantworten.

Beim Löschen wird die Datei aus dem Storage entfernt (Storage-Delete) und der Export-Datensatz endgültig gelöscht (forceDelete()).

⚠️ Wichtig: Ein Export, der bereits als Berichtsheft eingereicht wurde (verknüpft mit einem EducationReport), kann nicht mehr gelöscht werden. Die Future-Box meldet dann: „Das Löschen ist leider nicht möglich. Der Nachweis wurde bereits weitergereicht.“ Das schützt die Beweiskraft des Berichtshefts.

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Technische Details

Genutzte Bibliotheken

• DOMPDF (barryvdh/laravel-dompdf) — wandelt Blade-Templates in PDF um
• PDFTK / lara-pdf-merger — fügt mehrere PDFs zusammen (Deckblatt + Inhalt + Anhänge)
• CipherSweet / FileEncryptionService — verschlüsselt die fertige Datei im Storage

Storage-Pfad

Generierte PDFs liegen verschlüsselt unter:

storage/pdf/tenant/{tenantId}/{userId}{md5}.pdf

Datei-Größen-Limit

• Limit pro PDF wird durch die Server-Konfiguration (php.ini) und die Memo-Anzahl bestimmt.
• Bei sehr großen Exporten kann es zu Timeouts oder Speicher-Problemen kommen — splitten Sie ggf. in mehrere kleinere Berichte.

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Hinweise & Tipps

• „Export“-Flag pro Memo: Mit der Memo-Option „In PDF-Export aufnehmen“ steuern Sie, ob ein Memo im Ausbildungsnachweis erscheinen darf. Im allgemeinen PDF-Bericht ist diese Einschränkung nicht aktiv — dort können Sie alle Memos auswählen.
• Profilfelder vorbereiten: Damit Profilfelder im PDF erscheinen, müssen sie im Admin-Bereich active = 1 und allow_display = 1 gesetzt sein. → Profil, Administration.
• Anhang-Strategie: Mehrere Original-PDFs als Anhang machen das Ergebnis schnell groß. Wenn Sie das vermeiden wollen: QR-Code statt Anhang nutzen, dann verbleiben Originaldateien in der Future-Box, das PDF bleibt schlank.
• Vorher prüfen: Erzeugen Sie einen Test-Export mit wenigen Memos, um Layout, Typografie und Anhänge zu kontrollieren — bevor Sie einen umfangreichen Bericht final exportieren.
• Mehrere Versionen: Über die Liste der gespeicherten Exporte können Sie verschiedene Versionen aufbewahren (z. B. Vorab-Entwurf, Endfassung, Bewerbungs-Version). Achten Sie auf den freien Speicherplatz Ihres Accounts.
• Renaming nutzen: Heißt der Bericht in Ihrer Einrichtung anders (z. B. „Praxismappe“, „Lerntagebuch“)? Über navigation_export und education_singular/education_plural lässt sich der Begriff anpassen.

Verwandte Bereiche

• Portfolio-Bericht – Ausbildungsnachweis-Workflow nach dem Export
• Memos – die Inhaltsbasis und das export_entry-Flag
• Stacks – Filterauswahl und Gruppierung
• Profil – Profilfelder, die ins Deckblatt einfließen
• Administration – Konfiguration des Berichtsheft-Layouts
• Link-Freigaben – die digitale Alternative zum statischen PDF