Administration

Der Administrationsbereich bündelt alle Einstellungen, mit denen eine Future-Box-Instanz an die jeweilige Bildungseinrichtung angepasst wird: Nutzerverwaltung, Login-Verfahren, Begriffe, Stack-Vorlagen, Lernort-Typen, Profilfelder, Berichtsheft-Export und Ausbildungsbetriebe.

Überblick

Die Future-Box ist hochgradig konfigurierbar. Eine frisch aufgesetzte Instanz bringt sinnvolle Standardwerte mit, in der Praxis passt eine Administration aber typischerweise an:

Welche Anmelde-Verfahren möglich sind (Selbstregistrierung, LDAP, Keycloak …)
Welche Begriffe in der Oberfläche verwendet werden (z. B. „Stack“ vs. „Projekt“, „Memo“ vs. „Eintrag“, „Betrieb“ vs. „Praxispartner“)
Welche Profilfelder Nutzer:innen sehen und ausfüllen können
Welche Stack-Vorlagen zur Verfügung stehen (didaktisch vorbereitete Sammelbehälter)
Welche Lernort-Typen und Ausbildungsbetriebe existieren
Wie das Berichtsheft exportiert wird

Dieser Abschnitt gibt einen Überblick. Die einzelnen Konfigurationsbereiche sind in eigenen Handbuch-Abschnitten ausführlich beschrieben (siehe Verwandte Bereiche).

Für wen ist dieser Bereich?

⚙️ Admin / 🛡️ Superadmin

Der Zugang ist über die Berechtigung view_administration geschützt. In der Standardkonfiguration besitzen die Rollen admin und superadmin diese Berechtigung. Personen ohne diese Berechtigung sehen das Admin-Menü nicht und werden bei direktem URL-Aufruf zur vorherigen Seite zurückgeleitet.

⚠️ Hinweis: Innerhalb der Administration steuern weitere Berechtigungen einzelne Unterbereiche (edit_user, edit_config, edit_renamings, edit_settings, edit_jobs). So lässt sich die Verantwortung verteilen – etwa eine Person, die nur Stack-Vorlagen pflegt, ohne Nutzer:innen anlegen zu können. Details: Rechte & Rollen.

Aufbau des Administrationsbereichs

Die Administration gliedert sich in folgende Bereiche:

Bereich	URL	Berechtigung	Manual-Abschnitt
Benutzer:innen	`/administration/users`	`edit_user`	Benutzerverwaltung
Login & Konfiguration	`/administration/config`	`edit_config`	Systemkonfiguration
Begriffe umbenennen (Renamings)	`/administration/renamings`	`edit_renamings`	Systemkonfiguration
Basis-Einstellungen	`/administration/settings`	`edit_settings`	Systemkonfiguration
Profilfelder	`/administration/profilesettings`	`edit_settings`	Profil, Systemkonfiguration
Berichtsheft-Export	`/administration/education-export`	`edit_settings`	Portfolio-Bericht
Stack-Vorlagen (Templates)	`/administration/portfoliotemplates`	`edit_settings`	Templates
Lernort-Typen	`/administration/locations`	`edit_settings`	Systemkonfiguration
Ausbildungsbetriebe	`/admin/jobs`	`edit_jobs`	siehe unten

⚠️ Hinweis: Der Bereich Ausbildungsbetriebe liegt technisch unter dem URL-Pfad /admin/jobs und nicht unter /administration. Funktional gehört er aber zur Administration.

Wie komme ich in die Administration?

⚙️ Admin

Nach der Anmeldung erscheint im Hauptmenü ein zusätzlicher Eintrag „Administration“ (oder ein Zahnrad-Symbol). Über diesen gelangen Sie zur Übersichtsseite. Von dort verzweigt die Navigation in die einzelnen Bereiche.

Erste Schritte für eine neue Instanz

Beim Aufsetzen einer neuen Future-Box-Instanz empfiehlt sich diese Reihenfolge:

Schritt 1 – Anmeldeverfahren festlegen

Öffnen Sie Administration → Konfiguration und wählen Sie den Login-Typ (Selbstregistrierung, Anlage durch Admin, LDAP, Keycloak). Hinterlegen Sie ggf. Verbindungsdaten zum LDAP- oder Keycloak-Server. Details: Systemkonfiguration.

Schritt 2 – Begriffe an Ihre Einrichtung anpassen (optional)

Unter Administration → Begriffe lassen sich zentrale Bezeichnungen umbenennen, etwa wenn Ihre Einrichtung „Lernfeld“ statt „Stack“ oder „Praktikumsstelle“ statt „Betrieb“ verwendet. Diese Umbenennungen wirken instanzweit in der Oberfläche.

Schritt 3 – Basis-Einstellungen pflegen

Unter Administration → Einstellungen legen Sie Logo, Farbschema, Datenschutz-Text, Impressum und weitere globale Texte fest.

Schritt 4 – Lernort-Typen und Ausbildungsbetriebe

Falls Lernende mit verschiedenen Lernorten arbeiten (z. B. Schule, Betrieb, Lernfeld online), legen Sie unter Administration → Lernort-Typen die Kategorien an. Im dualen System empfiehlt sich zusätzlich, unter Administration → Betriebe die kooperierenden Ausbildungsbetriebe zu pflegen.

Schritt 5 – Stack-Vorlagen erstellen (optional)

Wenn Sie didaktisch vorbereitete Stacks (z. B. „Wochenbericht“, „Reflexion zum Praktikum“) allen Lernenden anbieten möchten, legen Sie diese als Vorlagen unter Administration → Stack-Vorlagen an. Lernende können daraus mit einem Klick eigene Stacks erzeugen.

Schritt 6 – Profilfelder konfigurieren

Unter Administration → Profilfelder legen Sie fest, welche Felder im Nutzerprofil angezeigt und welche zusätzlichen Felder ergänzt werden – z. B. Klasse/Lerngruppe, Ausbildungsjahr, Beruf.

Schritt 7 – Berichtsheft-Export einrichten (falls genutzt)

Wenn das digitale Berichtsheft genutzt wird (Konfigurations-Schalter digital_education_report_enabled), legen Sie unter Administration → Berichtsheft-Export das Layout und die Inhalte fest.

Schritt 8 – Erste Nutzer:innen anlegen oder importieren

Unter Administration → Benutzer legen Sie Lehrende, Ausbilder, Kammer-Admins und ggf. Lernende an oder importieren sie per Datei. Details: Benutzerverwaltung.

Ausbildungsbetriebe (Sonderbereich)

⚙️ Admin mit Berechtigung edit_jobs

Der Bereich Betriebe verwaltet die in Ihrer Instanz bekannten Ausbildungsbetriebe (im Code: „Jobs“). Jeder Eintrag besteht aus:

Name des Betriebs
Beschreibung (optional)
Import-Code – ein eindeutiger Code, mit dem ein/e Lernende:r sich diesem Betrieb zuordnen kann
Verifiziert – Häkchen, mit dem der Betrieb als geprüft markiert wird

Ausbildungsbetrieb anlegen

Administration → Betriebe öffnen
Auf „Betrieb hinzufügen“ klicken
Felder ausfüllen, „Speichern“

Ausbildungsbetrieb bearbeiten oder löschen

In der Liste der Betriebe stehen Aktions-Buttons für Bearbeiten und Löschen zur Verfügung.

⚠️ Hinweis: Die Bezeichnung „Betrieb“ ist die Standardterminologie. Über die Renaming-Funktion lassen sich die Begriffe company_singular und company_plural für Ihre Einrichtung anpassen (z. B. „Praxispartner“, „Praktikumsstelle“).

Hinweise & Tipps

Reihenfolge der Erstkonfiguration: Login → Begriffe → Einstellungen → Lernorte/Betriebe → Vorlagen → Profilfelder → Berichtsheft → Nutzer:innen. Diese Reihenfolge minimiert späteren Umstellungsaufwand.
Begriffe nachträglich ändern: Renamings wirken sofort in der Oberfläche, aber bereits angelegte Inhalte (Memos, Stacks) behalten ihre Daten. Nur die UI-Beschriftungen ändern sich.
Berechtigungen testen: Legen Sie sich für Tests einen zweiten Account in einer Endnutzer-Rolle an, um zu prüfen, was Lernende tatsächlich sehen.
Default-Admin nicht löschen: Der Default-User (mit default = 1) ist die letzte Rückversicherung, falls LDAP/Keycloak ausfällt. Diesen Account nicht entfernen oder seine Rolle entziehen.
Filament-Adminpanel: Die Future-Box nutzt intern Filament für die SaaS-Mandantenverwaltung. Dieses Panel ist von der hier beschriebenen Anwendungs-Administration getrennt und für Endkunden nicht relevant.