Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung legen Admins neue Nutzer:innen an, importieren sie aus einer CSV-Datei, bearbeiten Stammdaten, weisen Rollen und Ausbildungsbetriebe zu, ändern Passwörter und entfernen Accounts.

Überblick

Der Bereich Benutzer ist Bestandteil der Administration. Er steht bereit unter:

• Menü: Administration → Benutzer
• URL: /administration/users

Pro Future-Box-Instanz existiert eine eigene Benutzerliste. Die Verwaltung selbst kennt drei Wege, eine:n Nutzer:in einzurichten:

1. Manuell anlegen (einzeln, mit allen Feldern)
2. CSV-Import (mehrere auf einmal)
3. Automatisch durch Login – beim ersten LDAP- oder Keycloak-Login wird der Account automatisch erzeugt

Welche dieser Wege möglich sind, hängt vom Login-Typ der Instanz ab. Bei ldap ist das manuelle Anlegen ausgeblendet — Accounts entstehen ausschließlich durch Login bzw. Import.

Für wen ist dieser Bereich?

⚙️ Admin / 🛡️ Superadmin / 🏛️ Kammer-Admin

Zugriff erfordert:

• Allgemein die Berechtigung view_administration (Eingang in den Admin-Bereich)
• Konkret die Berechtigung edit_user für Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Importieren

In der Standardkonfiguration besitzen admin, superadmin und chamberadmin die Berechtigung edit_user. Lehrende und Lernende haben sie nicht.

⚠️ Hinweis: Superadmin-Accounts sind in der Benutzerliste ausgeblendet. Sie sind dort nicht editierbar – das schützt die höchste Rolle vor versehentlicher Löschung. Auch der Default-Account (default = 1, der LDAP/Keycloak-Bypass-Admin) erscheint nicht in der Liste.

Was sehe ich auf der Übersichtsseite?

⚙️ Admin

Die Liste zeigt alle Nutzer:innen der Instanz mit Ausnahme von Superadmins und Default-Accounts. Pro Eintrag werden typischerweise angezeigt: Name, E-Mail/Identifier, Rolle, Verifizierungsstatus, letzter Login. Über die Tabelle lässt sich filtern und sortieren.

Im Kopfbereich finden Sie zwei Aktionen:

• „Benutzer hinzufügen“ – legt eine:n Nutzer:in manuell an. (Nur sichtbar, wenn der Login-Typ nicht ldap ist.)
• „Benutzer importieren“ – startet den CSV-Import.

Pro Listeneintrag stehen Aktions-Buttons für Bearbeiten und Löschen.

Benutzer:in anlegen – Schritt für Schritt

⚙️ Admin

1. Administration → Benutzer öffnen
2. Auf „Benutzer hinzufügen“ klicken
3. Pflichtfelder ausfüllen:

• Name (Anzeigename)
• E-Mail (wird zugleich als Identifier zum Login verwendet)
• Passwort (mindestens 6 Zeichen)

1. Rolle wählen – aus der Liste der verfügbaren Rollen (Superadmin ist nicht auswählbar)
2. Optionale Felder – je nach Einsatzkontext:

• Ausbildungsberuf
• Geburtsdatum, Geburtsort
• Adresse: Straße, Stadt
• Telefon
• Schul-/Bildungsabschluss
• Ausbildungszeitraum (von / bis)
• Notiz (interne Bemerkung der Administration)
• Profilbild (PNG, JPEG, GIF; wird verschlüsselt gespeichert)
• Ausbildungsbetrieb(e) – ein:e Nutzer:in kann mehreren Betrieben zugeordnet sein

1. „Verifiziert“ anhaken – manuell angelegte Accounts können sofort als verifiziert markiert werden, sodass keine E-Mail-Bestätigung nötig ist.
2. Optional: „Stack-Vorlagen aus Betrieb importieren“ – wenn der zugeordnete Betrieb einen import_code hinterlegt hat, der einer Stack-Vorlage entspricht, werden Tags, Lernorte, Stacks und Memos der Vorlage automatisch in den neuen Account kopiert.
3. „Speichern“

Anschließend kommunizieren Sie der Person die Zugangsdaten (E-Mail und initiales Passwort).

💡 Tipp: Bitten Sie Nutzer:innen, das initiale Passwort direkt nach dem ersten Login im Profil → Passwort zu ändern. → Profil

Benutzer:in bearbeiten

⚙️ Admin

1. In der Übersichtsliste auf das Stift-Symbol klicken (oder den Eintrag öffnen).
2. Beliebige Felder ändern.
3. Passwort zurücksetzen (optional): Beide Passwortfelder ausfüllen (mindestens 8 Zeichen, mit Bestätigung). Wenn Sie die Felder leer lassen, bleibt das bisherige Passwort erhalten.
4. Profilbild ersetzen (optional): Neue Datei hochladen oder bestehendes Bild über „Bild löschen“ entfernen.
5. Rolle ändern (optional): Eine andere Rolle auswählen. Pro Account ist genau eine Rolle aktiv.
6. Ausbildungsbetriebe (optional): Zuordnung zu Betrieben anpassen.
7. „Speichern“

⚠️ Hinweis: Beim Ändern der Rolle wirken sich Berechtigungen sofort aus. Eine Person, der Sie die Rolle „Lehrperson“ geben, sieht beim nächsten Aufruf der Future-Box ggf. zusätzliche Menüeinträge.

Benutzer:in löschen

⚙️ Admin

1. In der Übersichtsliste auf das Lösch-Symbol klicken.
2. Bestätigungsdialog beantworten.

Beim Löschen werden auch sämtliche Stacks, Memos und sonstigen Inhalte des Accounts entfernt (UserHelper::deletePortfolio).

⚠️ Wichtig:

• Sie können den eigenen Account nicht löschen. Beim Versuch erscheint eine Fehlermeldung.
• Default- und Superadmin-Accounts erscheinen nicht in der Liste und sind dadurch geschützt.
• Das Löschen ist endgültig. Inhalte können nicht über die Oberfläche wiederhergestellt werden. Bitten Sie Nutzer:innen ggf. vor der Löschung um einen Datenexport.

Benutzer:innen aus CSV importieren

⚙️ Admin

Der CSV-Import ist die effiziente Variante, um etwa eine ganze Klasse oder einen Ausbildungsjahrgang gleichzeitig anzulegen.

Schritt-für-Schritt

1. Administration → Benutzer öffnen
2. Auf „Benutzer importieren“ klicken
3. CSV-Datei auswählen (Format .csv oder .txt)
4. Rolle wählen – diese Rolle gilt für alle importierten Nutzer:innen dieses Imports
5. Optional: Ausbildungsbetrieb(e) auswählen, denen alle importierten Nutzer:innen zugeordnet werden
6. Optional: „Automatisch verifizieren“ – setzt alle importierten Accounts auf verifiziert (kein E-Mail-Klick nötig)
7. Optional: „Stack-Vorlagen aus Betrieben importieren“ – kopiert die Vorlagen aus den Betriebs-Importcodes in jeden importierten Account
8. „Importieren“

Was passiert nach dem Klick auf „Importieren“?

• Erfolgsmeldung: „X Benutzer wurden erfolgreich importiert.“
• Fehlerliste (falls vorhanden): Pro fehlgeschlagener Zeile Zeilennummer, E-Mail und Fehlermeldung. Die ersten 5 Fehler werden direkt angezeigt; weitere kumuliert.

Hinweise zur CSV-Datei

⚠️ Hinweis: Das exakte Spaltenformat hängt von der Implementierung des UserImportService ab. Üblich sind Spalten für Name, E-Mail und ggf. weitere Profildaten. Erstellen Sie ggf. zunächst einen einzelnen Account manuell, damit Sie die in Ihrer Instanz erwarteten Felder kennen, oder wenden Sie sich an den technischen Support Ihrer Instanz.

💡 Tipp: Importieren Sie zunächst eine kleine Test-Datei mit 2–3 Zeilen, bevor Sie eine ganze Klasse einspielen. So sehen Sie schnell, ob das Format stimmt.

Sonderfall LDAP / Keycloak

⚙️ Admin

Wenn Ihre Instanz auf LDAP oder Keycloak konfiguriert ist:

• Beim ersten erfolgreichen Login wird automatisch ein Future-Box-Account erstellt. Sie müssen nichts vorbereiten.
• In der Benutzerliste ist die Schaltfläche „Benutzer hinzufügen“ ausgeblendet, weil Passwörter ohnehin im Verzeichnisdienst gepflegt werden.
• Über den CSV-Import können Sie Accounts trotzdem vorab anlegen (z. B. um ihnen schon Rollen oder Betriebe zuzuweisen), bevor sich die Personen erstmals einloggen.
• Der Default-Admin (lokales Konto mit default = 1) bleibt unabhängig vom LDAP/Keycloak-Login funktionsfähig. Diesen Account nicht löschen.

Hinweise & Tipps

• Superadmin nur bei Bedarf vergeben: Die Rolle Superadmin hat alle Berechtigungen einschließlich Konfigurations-Zugriff. Verwenden Sie sie nur, wenn wirklich nötig.
• Ausbildungsbetrieb-Zuordnung pflegen: Wenn Sie das Berichtsheft/Ausbildungsnachweis-Feature nutzen, ist die Zuordnung Lernende ↔ Betrieb wichtig, damit Ausbilder ihre Auszubildenden im Trainer-Dashboard sehen.
• Keine Massenoperationen: Aktuell stehen Aktionen wie „Mehrere löschen“ oder „Mehrere Rollen ändern“ nicht in der Oberfläche zur Verfügung. Plan­ung sollte das berücksichtigen.
• „Verifiziert“ beim manuellen Anlegen: Ein nicht verifizierter Account kann sich nicht einloggen, bis die E-Mail-Bestätigung erfolgt. Beim manuellen Anlegen können Sie diesen Schritt überspringen, indem Sie die Verifizierung direkt setzen.
• Datenschutz vor dem Löschen: Bei einem Löschvorgang werden alle Inhalte unwiederbringlich entfernt. Im Sinne der DSGVO erlaubt die Future-Box den Nutzer:innen unter Profil → Daten exportieren, sich vor der Löschung eine Kopie zu sichern.

Verwandte Bereiche

• Administration – Übergeordneter Hub aller Admin-Bereiche
• Profil – inkl. Konfiguration der Zusatzfelder (Profilfelder), die im Anlege-Formular zusätzlich erscheinen
• Rechte & Rollen – vollständige Permission-Matrix
• Login & Registrierung – Login-Typen und ihre Auswirkung auf die Benutzerverwaltung
• Templates – Stack-Vorlagen, die beim User-Anlegen automatisch importiert werden können