Memos / Einträge

Memos sind die kleinste inhaltliche Einheit der Future-Box: einzelne Einträge, in denen Lernende Tätigkeiten, Erlebnisse, Lernerfahrungen, Reflexionen und Materialien festhalten. Ein Memo gehört immer zu genau einem Stack.

Überblick

Ein Memo ist mehr als eine Notiz: es vereint Text, Datum, Dauer, Lernort, Verschlagwortung und Anhänge zu einer in sich geschlossenen Lerneinheit. Aus Memos entstehen anschließend Link-Freigaben, PDF-Exporte und – im Ausbildungskontext – das Berichtsheft.

⚠️ Begriffshinweis: „Memo“ ist die Standardbezeichnung. Im Code- und URL-Kontext heißen Memos „Entries“. Die Bezeichnung lässt sich instanzweit über die Renaming-Schlüssel entry_singular / entry_plural anpassen.

Aufbau eines Memos

Ein Memo enthält folgende Datenfelder:

FeldTypPflichtBeschreibung
TitelText✅Aussagekräftige Überschrift
BeschreibungRich-Text (TinyMCE)–Hauptinhalt (Tätigkeit, Reflexion, Lernerfahrung); HTML mit Formatierung
DatumDatum (d.m.Y)✅Tag des Geschehens
Datum bisDatum (d.m.Y)–Falls das Memo einen Zeitraum abbildet
DauerHH:MM–Aufwand in Stunden und Minuten (intern als Sekunden gespeichert)
LernortAuswahl aus eigenen Lernorten–Ort des Geschehens
TagsMehrfachauswahl–Verschlagwortung
StackAuswahl✅Stack, in den das Memo gehört
TitelbildBild-Upload + Crop–Repräsentatives Bild für Listen, Freigaben, PDF
Medien-AnhängeMehrfach–Bilder, PDFs, Audios, Videos aus eigener Mediathek
LinksMehrfach (URL + Beschreibung)–Externe Referenzen
VideosMehrfach (URL)–Embedded Video-Links (z. B. YouTube)
AufgabentitelText–nur mit Berechtigung edit_task_description
AufgabenbeschreibungRich-Text–nur mit Berechtigung edit_task_description
In Export aufnehmenCheckbox–Steuerung, ob das Memo im PDF-Export erscheinen soll

💡 Datenschutz: Sämtliche Texteingaben (Titel, Beschreibung, Datum, Dauer, Aufgabentitel, Aufgabenbeschreibung) werden auf Datenbankebene per CipherSweet feldverschlüsselt. Hochgeladene Medien werden ebenfalls verschlüsselt abgelegt.

Für wen ist dieser Bereich?

🎓 Lernende / 👩‍🏫 Lehrende / ⚙️ Admin

Alle Personen mit Berechtigung use_portfolio können Memos in den eigenen Stacks pflegen. Die Sichtbarkeit anderer Personen ist auf Memos begrenzt, die per Link-Freigabe oder Code-Vorlage geteilt wurden.

⚠️ Hinweis: Die Berechtigung edit_task_description (Standard: Lehrperson, Admin, Trainer, Superadmin) entscheidet, ob die zusätzlichen Felder Aufgabentitel und Aufgabenbeschreibung im Formular auftauchen. Diese eignen sich, um aus einer Lehrenden-Perspektive Lernaufgaben zu formulieren, die sich Lernende dann zu eigen machen.

Memo erstellen — Schritt für Schritt

🎓 Lernende

1. Stack öffnen

  • Menü: Dashboard → Stack auswählen
  • Oder direkt: /portfolio/portfolios/{stack}

2. Auf „Neues Memo“ klicken

Die Future-Box öffnet das Memo-Formular in derselben Seite.

3. Pflichtfelder ausfüllen

  • Titel eingeben
  • Datum auswählen (Format TT.MM.JJJJ)
  • Stack ist standardmäßig der aktuell geöffnete (kann via Dropdown geändert werden)

4. Inhalt schreiben

Im Rich-Text-Editor (TinyMCE) verfassen Sie die Beschreibung. Verfügbar sind Formatierungen wie Überschriften, Listen, Hervorhebung, Verlinkung und Bilder-Einbettung.

5. Optionale Felder ergänzen

  • Datum bis: nur ausfüllen, wenn Sie einen Zeitraum dokumentieren
  • Dauer: im Format HH:MM (z. B. 01:30 für 1 Std. 30 Min.)
  • Lernort: aus Ihrer Lernort-Liste auswählen (oder zuerst neu anlegen, siehe Systemkonfiguration)
  • Tags: mehrfach aus eigener Tag-Liste auswählen oder neu eingeben

6. Anhänge hinzufügen (optional)

Direkt im Formular finden Sie Bereiche für:

  • Medien – aus Mediathek auswählen (Filter nach Tag möglich) oder neu hochladen (Drag & Drop)
  • Links – Pfeil hinzufügen, URL und Kurzbeschreibung eingeben
  • Videos – URL hinzufügen (z. B. YouTube-Link, der automatisch eingebettet wird)
  • Titelbild – Bild hochladen und (optional) zuschneiden mit dem integrierten Cropper

7. „In PDF-Export aufnehmen“ festlegen

Standardmäßig ist das Memo für den Export aktiv. Deaktivieren Sie diese Option, wenn Sie das Memo nicht im Bericht erscheinen lassen möchten.

8. Speichern

Mit „Speichern“ wird der Eintrag angelegt. Die Future-Box zeigt anschließend die Detailansicht des frisch erstellten Memos.

Memo bearbeiten

🎓 Lernende

  1. Memo öffnen → Stift-Symbol oben rechts klicken (oder direkt /portfolio/portfolios/{stack}/entries/{memo}/edit)
  2. Beliebige Felder ändern.
  3. Auf „Speichern“ klicken.

💡 Hinweis: Beim Speichern wird automatisch ein altes Titelbild gelöscht, wenn das neue Bild ein anderes Medium ist. Tags und Anhänge werden synchronisiert (alte Einträge entfernt, neue hinzugefügt).

Memo anzeigen

🎓 Lernende / 👩‍🏫 Lehrende

Die Detailansicht eines Memos zeigt:

  • Kopf: Titel, Aktions-Buttons (Bearbeiten, Löschen, Kopieren, HTML-Export)
  • Hauptbereich: Datum/Zeitraum, Dauer, Lernort, Beschreibung, Aufgabentitel/-beschreibung (sofern vorhanden)
  • Anhänge: Medien-Galerie, Links, Videos
  • Tags: als Schlagwort-Liste
  • Feedback: eingegangene Rückmeldungen aus Link-Freigaben (siehe unten)
  • Weitere Memos in diesem Stack: Filter nach Lernort, Sprung zu Nachbar-Memos

Memo löschen

🎓 Lernende

  1. Memo öffnen → Lösch-Symbol klicken.
  2. Bestätigungsdialog beantworten.

Beim Löschen werden auch die Anhang-Verknüpfungen (Tags, Medien-Verlinkungen, Links, Videos) entfernt. Die zugrunde liegenden Medien selbst bleiben in Ihrer Mediathek erhalten und können in anderen Memos weiter verwendet werden.

⚠️ Hinweis: Memos werden „soft“ gelöscht (SoftDeletes-Feld deleted_at). Wiederherstellung ist über die Oberfläche aktuell nicht vorgesehen.

Memo duplizieren

🎓 Lernende

Manchmal lohnt es sich, ein bestehendes Memo als Vorlage für ein ähnliches neues zu verwenden (z. B. wöchentliche Berichte mit derselben Struktur).

  1. Memo öffnen.
  2. Auf das Kopier-Symbol klicken.
  3. Die Future-Box erstellt eine vollständige Kopie inkl. Titelbild, Tags, Lernort, Medien, Links, Videos. Der Titel wird um „ (Kopie)“ ergänzt.
  4. Sie landen direkt in der Bearbeitungsansicht der Kopie und können sie anpassen.

Anhänge im Detail

Medien

Beim Anlegen oder Bearbeiten können Sie:

  • Bestehende Medien aus der Mediathek auswählen – mit Filter nach Tags
  • Neue Dateien hochladen – Drag & Drop oder Datei-Auswahl

Erlaubte Formate sind in der Server-Konfiguration unter media.allowedMimeTypes definiert. Vor dem Upload prüft die Future-Box außerdem den verfügbaren Speicherplatz Ihres Accounts (getFreeSpace()).

Beim Upload:

  • wird die Datei verschlüsselt abgelegt (FileEncryptionService),
  • werden Metadaten in Media und MediaInfo gespeichert,
  • wird ein Hintergrund-Job (ProcessMediaUpload) für Format-Konvertierung und Vorschau-Erzeugung gestartet.

💡 Tipp: Wenn Sie viele Memos zu einem Thema anlegen, taggen Sie Ihre Medien (in der Mediathek) — beim Memo-Anlegen können Sie dann gezielt nach diesen Tags filtern.

Links

Externe URLs mit Beschreibung. Beispiele: weiterführende Artikel, Tools, Quellen.

  • Format: URL + freie Kurzbeschreibung
  • Reihenfolge: über das Drag-Handle anpassbar (Feld order)

Videos

Eingebettete Videos (z. B. YouTube, Vimeo). Beim Speichern werden ggf. URL-Varianten zu einbettbaren Embed-URLs konvertiert.

  • Format: URL
  • Reihenfolge: anpassbar (Feld order)

Titelbild

Das repräsentative Bild des Memos:

  • erscheint in Stack-Übersicht, Link-Freigaben, PDF-Export
  • kann zugeschnitten werden (Cropper.js): Sie wählen den Bildausschnitt direkt im Browser
  • kann jederzeit ersetzt oder gelöscht werden
  • Fallback: ein generisches Standardbild

Tags und Lernorte

Tags

Verschlagwortung quer durch Stacks und Memos. Tags werden im Tab Einstellungen → Schlagwörter zentral verwaltet (siehe Systemkonfiguration). Beim Memo-Anlegen sind alle eigenen Tags zur Auswahl, neue Tags können direkt eingegeben werden.

Lernorte

Lernorte verbinden Memos mit dem Ort des Geschehens. Sie werden im Tab Einstellungen → Lernorte gepflegt. Pro Memo ist genau ein Lernort möglich.

In der Stack-Übersicht: Filter nach Lernort

🎓 Lernende

Innerhalb eines Stacks lassen sich Memos nach Lernort filtern:

  • „Alle“ zeigt alle Memos
  • Spezifische Lernorte zeigen nur Memos mit diesem Lernort
  • Anzeige erfolgt paginiert, 9 Memos pro Seite, sortiert nach Memo-Datum

Feedback verwalten

🎓 Lernende

Wenn ein Memo per Link-Freigabe geteilt wurde und Empfänger Feedback gegeben haben, erscheinen die Rückmeldungen direkt im Memo:

  • Ungelesene Feedbacks sind im Stack und im Memo durch eine Markierung gekennzeichnet (hasUnreadFeedbacks).
  • Pro Feedback sehen Sie: Name des Absenders, Text, ggf. Datei-Anhang, Zeitpunkt.
  • Sie können ein Feedback:
  • als gelesen markieren (toggelt das Flag had_read)
  • löschen

💡 Tipp: Auch wenn der zugehörige Link bereits abgelaufen ist, bleiben gegebene Feedbacks im Memo erhalten — bis Sie sie löschen.

HTML-Export einzelner Memos

🎓 Lernende

Über das Memo-Detail können Sie eine HTML-Datei des Memos erzeugen:

  • Aktion: Symbol „HTML-Export“ / „view.html herunterladen“
  • Ergebnis: eine geschlossene HTML-Datei view.html mit allen Inhalten
  • Verwendung: für lokales Archivieren, einfaches Weitergeben oder Vorschau in Lernplattformen

Für strukturierte PDF-Berichte mit Stack-Hierarchie und Layout: siehe PDF-Generator.

Speicherplatz, Datei-Größe, Datenschutz

  • Speicherplatz pro Person: Wird über User::getFreeSpace() berechnet, basiert auf der Konfiguration data_size_limit (Default: 100 MB) und dem Schalter limit_data_size. Wenn aktiviert, lehnt der Server zu große Uploads ab.
  • Maximale Datei-Größe: aus Konfiguration max_upload_size (in MB) — überschreibt das Server-Default.
  • Verschlüsselung: alle hochgeladenen Dateien werden mit AES-Verfahren verschlüsselt im Storage abgelegt; Anzeige und Download entschlüsseln on-the-fly.
  • Soft-Delete: Gelöschte Memos sind zunächst nur „weich“ entfernt (deleted_at-Timestamp); harter Lösch-Job folgt nach Tenant-Konfiguration.

Hinweise & Tipps

  • Format-Konsistenz: Datum immer als TT.MM.JJJJ, Dauer als HH:MM. Sonst meldet das Formular einen Validierungsfehler.
  • TinyMCE-Editor: Sie können auch Bilder direkt in den Beschreibungstext einfügen — diese werden automatisch in Ihrer Mediathek gespeichert.
  • Tipps zum Datum-Bereich: Wenn Sie ein Memo über mehrere Tage führen (z. B. Praktikumswoche), nutzen Sie Datum + Datum bis statt mehrerer einzelner Memos. So bleibt die Übersicht leichter.
  • Stack-Wechsel beim Bearbeiten: Über das Stack-Dropdown im Bearbeiten-Formular können Sie ein Memo nachträglich in einen anderen Stack verschieben.
  • Tags als Querverbindung: Pflegen Sie z. B. Tags wie „Reflexion“, „Ergebnis“, „Schlüsselerlebnis“ — und Sie haben quer über alle Stacks einen Themenstrang.
  • Aufgabentitel/-beschreibung: Lehrende können hier eine Lernaufgabe formulieren. Lernende sehen die Aufgabe, schreiben aber Ihren eigenen Text in die Beschreibung. Eine kompakte didaktische Verzahnung.

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